Los retos

Los 5 síntomas de una mala gestión de pedidos de clientes

La eficiencia y la precisión en la gestión de pedidos de clientes tiene un vínculo estrecho con los procesos empleados, con la tipología de clientes y la manera con la que pasan sus pedidos. La mayoría de las empresas dudan en automatizar este proceso para el conjunto de sus clientes y deben recurrir a la gestión manual para gran parte de ellos.

Gestionar manualmente los pedidos de clientes exige mucho tiempo y trabajo y es fuente de errores, mobiliza unos valiosos recursos que podrían ser empleados para otros fines con mayor valor añadido. En efecto, con el método manual tradicional, preparar, registrar y archivar un pedido de cliente puede tardar horas con los consiguientes riesgos de pérdida de documentos, pedidos mal clasificados, retrasos en la ejecución y el pago, errores en la captura que se traducen por entregas incorrectas y devoluciones costosas. El resultado es una base de clientes insatisfecha, que puede traducirse rápidamente por una disminución de la actividad de la empresa.

Alto ratio de errores de gestión y de entrega

Coste elevado por pedido

Poca visibilidad del proceso

Proceso de gestión lento

Poca satisfacción de los clientes

Inconvenientes de la gestión manual

	Visibilidad insuficiente sobre los procesos En cada punto de contacto manual de la gestión, las empresas pierden la transparencia que permite tener una visión global de las actividades de cada día para una gestión eficaz de los pedidos. Esta falta de visibilidad acaba en dificultadas presupuestarias, en la planificación y en la anticipación de recursos, así como en la imposibilidad de identificar y de priorizar los pedidos urgentes. Las empresas no pueden satisfacer rápidamente los pedidos de sus principales clientes o de ser más proactivas, perdiendo así una ventaja competitiva importante.

	Falta de proactividad La gestión manual de los pedidos es lenta y mobiliza recursos humanos que pueden ser empleados en otras tareas de más valor. Entrar datos, distribuir, imprimir, verificar, seguir pedidos en papel tarda demasiado tiempo y puede fácilmente incurrir en retrasos de varios días en la gestión del pedido. La lentitud del proceso de gestión de pedidos representa un freno importante para la productividad de la empresa.

	Errores costosos de captura de datos Gestionar pedidos manualmente expone a la empresa a riesgos importantes. Estos errores pueden tomar formas diferentes, por ejemplo la captura errónea de datos o la omisión, la pérdida de pedidos en el momento de su recepción o durante su archivado. El retraso de uno sólo pedido puede costar hasta 180 €. Estos errores en la gestión manual retrasan el proceso o acaban en entregas equivocadas, traduciéndose en costes adicionales (devoluciones, re-envío en urgencia), en malgaste de productos (perecederos o específicos a un cliente), de trabajo adicional (emisión de bonos), o de pérdida económica.

	Coste elevado por pedido La captura manual de un pedido exige un manipulado físico del documento. De esta forma, es necesario imprimir cada documento antes de capturar el contenido en la aplicación de gestión. Mantener la infraestructura de impresoras y máquinas de fax también es costoso, sin mencionar el coste de los litigios, de los retrasos en la facturación y de las tareas administrativas.

	Complejidad de la infraestructura informática En muchas compañías, el entorno informático que permite la gestión de pedidos es un conjunto complejo de soluciones inter-relacionadas que genera una cantidad masiva de papel. Las empresas deben satisfacer tanto los clientes equipados con un sistema EDI o el comercio electrónico, que clientes poco dispuestos o incapaces de pasar al formato electrónico. Para servir a todos sus clientes lo mejor posible, las empresas deben encontrar una solución óptima para la gestión de todos los formatos de pedidos.

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